Diagnóstico inicial — FlyClean (Uruguay)
Informe elaborado por Edu Salado | Befocusy
Cliente: FlyClean (Uruguay) — Limpieza de vidrios y fachadas con drones · Sistema operativo en Notion
Fecha de la última actualización: 14 de abril de 2026
Contexto y situación actual
Perfil del negocio
Servicio principal: limpieza de vidrios y fachadas con drones.
  • Clientes objetivo: administraciones de edificios, casas particulares, constructoras
  • Operación actual en Uruguay; plan 2026: Brasil, Panamá y Guatemala
  • 9–12 meses de servicio activo; equipo que se percibe "desordenado"
Canales y stack actual
  • Captación: redes sociales, WhatsApp (canal clave), recomendaciones y captación proactiva
  • Herramientas: Excel / Drive / Trello (información dispersa)
  • Visibilidad: baja; lo que registra una persona no es visible para el resto
  • Expansión: el sistema debe ser único y multi-país (una "fuente de verdad")
Problemas detectados
Leads que se pierden
Sin CRM centralizado, los leads caen por las grietas. Propuestas enviadas quedan "muertas" 20–45 días sin recordatorio ni seguimiento consistente.
Información dispersa
Excel, Drive, Trello y ordenadores individuales. Ninguna fuente de verdad única; lo que registra una persona no es visible ni accionable para el resto.
Sin alertas comerciales
No hay sistema que indique "qué toca hacer hoy" en la parte comercial. Las propuestas aceptadas no generan automáticamente un flujo operativo trazable.
Más fricciones operativas
Operación sin trazabilidad
No existe un flujo claro de "propuesta aceptada → servicio → asignación → checklist → ejecución → métricas". La operación depende de coordinación verbal y memoria individual.
Equipamiento sin control
Drones, autos, bombas y sistemas de filtración sin inventario ni calendario de mantenimiento sistemático. Riesgo de fallos y paradas operativas no planificadas.
Sin time tracking ni métricas
No hay registro de horas de equipo ni horas de vuelo. Imposible medir productividad, mejorar presupuestos o detectar cuellos de botella por servicio o país.
Riesgo de adopción
Si el sistema no es muy simple para operarios (formularios/botones), se percibirá como "un Excel más" y generará rechazo. Los permisos granulares son clave para que cada persona vea solo lo que necesita.

Fricciones críticas (bloquean casi todo): Falta de CRM centralizado · Propuestas sin seguimiento automático · Operación sin trazabilidad · Equipamiento sin control.
Objetivos del proyecto
Visión única del negocio
Comercial + operaciones con datos centralizados: saber en todo momento en qué etapa está cada lead y qué acción toca.
Seguimiento de propuestas fiable
Alertas y automatizaciones que reduzcan el ciclo de ventas y eviten que las propuestas queden "en limbo" sin respuesta.
Operarios en ≤ 5 minutos
Formularios y botones para que el registro de campo sea mínimo, sin fricción y con evidencias (fotos) integradas.
Métricas de tiempo y productividad
Tiempos de vuelo y servicio para mejorar presupuestos, detectar ineficiencias y medir capacidad real por operario.
Arquitectura multi-país escalable
Una sola "fuente de verdad" con segmentación por país (Uruguay, Brasil, Panamá, Guatemala) sin bases duplicadas.
Base para automatización e IA
Estructura estable antes de automatizaciones avanzadas: primero alertas internas, después mensajes automáticos hacia el cliente.
Arquitectura propuesta en Notion — Back-end
Contactos / CRM
Leads y clientes (administraciones, particulares, constructoras) con país, tipo, canal de captación y datos de contacto.
Propuestas / Presupuestos
Ciclo completo: enviado → seguimiento → negociando → aceptado/rechazado. Fórmula "Días sin respuesta" para alertas.
Servicios / Trabajos
Cada servicio (único o recurrente) con tipo, ubicación, fechas, estado, operario asignado, equipamiento, checklists y evidencias.
Tareas + Time Tracking
Acciones ejecutables con responsable, fecha y prioridad. Registro de tiempo (vuelo, preparación, post-servicio) para métricas reales.
Equipamiento
Drones, autos, bombas, filtración. Estado, ubicación por país y calendario de mantenimiento con alertas.
Proveedores + Compras
Control de gasto por proveedor, categoría y país. Integración con Google Sheets si aplica.
Wiki + Jardín Digital
SOPs y manuales vivos vinculados a servicios. Notas: Semilla → Brote → Árbol/Evergreen.
Front-end operativo (vistas por rol)
Panel Comercial
  • Pipeline de propuestas (kanban por estado)
  • "Seguimientos de hoy" (propuestas con alerta por días sin respuesta)
  • Métricas: % aceptación / % rechazo / "en limbo"
  • Panel por país (Uruguay / Brasil / Panamá / Guatemala)
Panel Operaciones
  • "Servicios de hoy / semana" por país y por operario
  • Accesos rápidos: iniciar servicio, checklist pre-servicio, subir evidencias, cerrar servicio
  • Vista de incidencias / bloqueos activos
  • "Mis servicios asignados" (cada operario ve solo los suyos)
Panel Administración
  • Compras por mes / proveedor / país
  • Equipamiento: mantenimientos próximos
  • Horas por servicio y por operario
  • Wiki y procedimientos: documentación clave accesible
Entidades: plan de implementación
Una Entidad es un módulo funcional completo del sistema: bases de datos, dashboards, plantillas/SOPs y criterio de «Listo» en uso real. Ciclo por entidad: Modelado (1 sem.) → Front-end (1 sem.) → Implementación (1–3 sem.)
Contactos + Propuestas (CRM comercial)
Kanban de propuestas, seguimientos pendientes y panel por país. Flujo lead → propuesta → seguimiento. Complejidad: simple.
Servicios + Checklists operativos
Trazabilidad de cada servicio con checklist pre/post, evidencias y asignación de operario/equipamiento. Complejidad: intermedia.
Tareas + Time tracking (equipo)
"Mi día" por operario, horas por servicio/operario y SOP de registro mínimo viable. Complejidad: intermedia.
Operarios + permisos por rol
Paneles por rol (comercial/operativo/admin) y vistas "mis servicios asignados". Complejidad: simple.
Equipamiento + mantenimiento
Inventario de activos (drones, autos, bombas) con estado, ubicación y alertas de mantenimiento próximo. Complejidad: simple.
Proveedores + compras/gastos
Gasto por proveedor/mes/país, top proveedores e importación desde Google Sheets. Complejidad: simple.
Wiki + Jardín digital
SOPs vivos por área/rol y notas Semilla → Brote → Árbol para convertir aprendizajes en procedimientos reutilizables. Complejidad: simple.
Hoja de ruta y presupuesto
Cadencia recomendada: 1 sesión de trabajo por semana durante la implantación. Por cada entidad: sesión de modelado (semana 1), sesión de arranque de implantación (semana 3) y seguimiento semanal.
Checkpoint 1
«CRM + pipeline operativo» al completar Contactos + Propuestas en uso real.
Checkpoint 2
«Sistema base operativo» al completar entidades 1–3 (CRM + Operaciones + Equipo) en uso real.
Presupuesto total
7 entidades × 600 € / entidad = 4.200 € (sin impuestos). Factura al finalizar cada entidad con el sistema en uso real.
Próximos pasos
Confirmar alcance y prioridades
Validar el orden de entidades propuesto (o ajustarlo) y definir roles y responsables internos: Comercial, Operaciones, Administración (por país).
Alinear fuente de datos actual
Dónde vive hoy el listado de clientes y propuestas. Dónde vive el control de gastos (Google Sheets u otra). Preparar importación inicial de leads/clientes.
Establecer cadencia
Fecha de inicio y cadencia de sesiones semanales. Definir estados del pipeline (mínimos) y propiedades por país para arrancar la Entidad 1.
Arrancar Entidad 1 (CRM)
MVP de operario para Operaciones: qué 3–5 campos mínimos registrar siempre y qué checklist pre-servicio y evidencias son obligatorias.

Pendiente de confirmar: Tamaño del equipo y roles exactos por país · Métricas clave desde la semana 1 · Política de presupuestos (rangos, moneda, condiciones) · Herramienta actual de facturación.